15 de ago de 2014

Dicas para organizar sua empresa na reposição de Materiais de escritório

Preciso repor materiais no escritório. E agora?

- Como organizar a reposição dos materiais de escritório no ambiente de trabalho.

Não é fácil organizar o escritório. Existem tantos afazeres no dia a dia que acabamos esquecendo algumas necessidades básicas. Por isso é muito importante sempre ficar atento a tudo que está acontecendo ao seu redor. Imagina que você precise de um documento super importante e na hora da impressão o papel acabe, já pensou? Por isso é legal sempre estar de olho na reposição do
material de escritório.

Para que esse tipo de imprevisto não ocorra, fazer o cálculo e contagem do estoque ajuda muito na hora de saber o que está faltando.



Como organizar:

Algumas dicas são importantes na reposição do material de escritório, porque às vezes estocamos coisas que não são tão necessárias e o que é usado em grande quantidade esquecemos de comprar. Por isso, é crucial criar planilhas, que devem ser atualizadas cada vez que algo for retirado do estoque, para saber o que mais é usado diariamente no escritório.  É importante ficar de olho no que entra ou sai do estoque!

O que comprar:

Papel sulfite, pastas, cartuchos e toners, pastas suspensas, arquivos mortos, lápis e canetas geralmente são os itens mais utilizados, então é importante saber quanto desses materiais são usados mensalmente para que eles nunca faltem no escritório. Na maioria das vezes a essência do escritório é o papel sulfite, pois com ele imprimimos documentos importantes, faturas, planilhas, apresentações etc. dentre todos os materiais de escritório que devem ser repostos com frequência, este é o que não pode faltar em nenhuma ocasião.

Sem desperdício:

Ás vezes ficamos tão preocupados com o que pode ou não faltar dentro do escritório que exageramos na estocagem. Compramos materiais de escritório em excesso, e aí a reposição vira um caso sério de desperdício. É importante manter o controle das compras. Por exemplo, se você gasta R$ 600,00 por mês em material de escritório e usa R$ 400,00 desse valor, é melhor repensar os gastos. Claro que em alguns meses gastaremos mais com outros produtos, imprevistos acontecem em todos os lugares, mas se é possível economizar, melhor diminuir os valores com essas compras.
Outro fator importante; se existe algo em seu escritório que não é usado frequentemente, não é necessário estoca-lo, compre somente quando houver a real necessidade do produto em questão.

Funcionários:

Além do desperdício por erros em contas e planilhas, é crucial que os funcionários também se controlem na hora de usar os materiais para escritório.  Não é porque eles existem em grande quantidade que está liberado rasurar folhas sem necessidade ou imprimir coisas que não condizem com o ambiente de trabalho.  Claro, se for algo de extrema importância para o colaborador, tudo bem. Mas usar os materiais de escritórios da empresa quase todo consigo mesmo é errado. Converse sempre com seus funcionários sobre desperdício desnecessário de material. É importante impor limites.

Com essas dicas fica um pouco mais fácil se organizar na hora das compras.
Se todos se unirem e colaborarem com a empresa, a economia na reposição dos materiais para escritório será real e satisfatória. Esse tipo de regra é básica, mas pode mudar o dia a dia na empresa. Tente você também!

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